در دادرسی‌های حقوقی، اسناد مکتوب یکی از مهم‌ترین ابزارهای اثبات دعاوی و دفاع از حقوق محسوب می‌شوند. قانون‌گذار در حقوق ایران با تعریف مشخصی از سند، آن را به دو نوع کلی یعنی «سند رسمی» و «سند عادی» تقسیم کرده است که هر کدام دارای ارزش اثباتی، تشریفات تنظیم، و آثار قانونی متفاوتی‌اند.
شناخت این دو نوع سند و آگاهی از تفاوت‌هایشان، به ویژه در فرآیند رسیدگی قضایی، نقشی کلیدی در موفقیت در دعاوی ایفا می‌کند. زیرا هرچند هر دو می‌توانند دلیل دعوا باشند، اما توان مقاومت آن‌ها در برابر ادعای انکار، تردید یا جعل یکسان نیست. در این مقاله به بررسی دقیق این دو نوع سند، شرایط اعتبار آن‌ها، نحوه رسیدگی دادگاه‌ها به آن‌ها، و تفاوت‌های ماهوی و حقوقی میانشان پرداخته می‌شود.
تعریف سند در قانون مدنی و انواع آن
مطابق ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی، «سند عبارت است از هر نوشته‌ای که در مقام دعوا یا دفاع قابل استناد باشد.» این تعریف نشان می‌دهد که سند، صرفاً نوشته‌ای نیست که محتوا داشته باشد، بلکه باید قابلیت اثبات در دعوا را نیز دارا باشد. در واقع، مهم‌ترین شرط برای اینکه یک نوشته، «سند» محسوب شود، این است که بتواند در محاکم قضایی به عنوان دلیل استفاده شود.
بر اساس قانون مدنی، اسناد به دو دسته اصلی تقسیم می‌شوند:
✔️۱. سند رسمی
بر پایه ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی، سند رسمی نوشته‌ای است که در اداره ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا نزد سایر مأموران رسمی، در حدود صلاحیت آن‌ها و مطابق مقررات قانونی تنظیم شده باشد. سه عنصر کلیدی برای رسمی بودن سند وجود دارد:
- تنظیم سند توسط مأمور رسمی.
- رعایت صلاحیت ذاتی و محلی مأمور.
- تنظیم سند مطابق قوانین.
برای مثال، سند ازدواج که در دفترخانه رسمی ازدواج تنظیم شده، یک سند رسمی است. یا برای اسناد تنظیم شده در خارج از کشور باید حتما از طریق کنسولگری ایران و مامور قانونی این کار انجام شود.
✔️۲. سند عادی
طبق ماده ۱۲۸۹ قانون مدنی، اسنادی که در ماده ۱۲۸۷ ذکر نشده‌اند، عادی محسوب می‌شوند. همچنین، به موجب ماده ۱۲۹۳، چنانچه مأمور رسمی سندی را خارج از حدود صلاحیت یا بدون رعایت مقررات قانونی تنظیم کند، آن سند در صورت داشتن امضا یا مهر، سند عادی خواهد بود.
اسنادی مانند دست‌نوشته‌های بین افراد، رسید‌های پرداخت، قول‌نامه‌هایی که در آژانس‌های معاملات ملکی تنظیم شده‌اند (بدون دخالت دفاتر اسناد رسمی) از جمله اسناد عادی‌اند.
در ادامه، به بررسی شرایط تنظیم سند رسمی و مزایای آن نسبت به سند عادی خواهیم پرداخت.
تفاوت‌های اسناد رسمی و اسناد عادی
اسناد رسمی و عادی از نظر شکل، تنظیم‌کننده، اعتبار قانونی و امکان تعرض به اصالت آن‌ها، تفاوت‌های قابل‌توجهی دارند. این تفاوت‌ها به شرح زیر است:
✔️۱. تنظیم‌کننده سند
- سند رسمی توسط مأمور رسمی در حدود صلاحیت قانونی و مطابق با مقررات تهیه می‌شود (مثل اسناد تنظیم‌شده در دفترخانه‌ها یا اداره ثبت).
- سند عادی توسط اشخاص عادی بدون نظارت رسمی و خارج از فرآیند ثبت قانونی تهیه می‌شود.
✔️۲. اعتبار و اصالت سند
- سند رسمی اصل بر صحت آن است. امکان انکار یا تردید در مورد آن وجود ندارد و تنها راه اعتراض به آن، ادعای جعل است.
- سند عادی اصل بر صحت نیست و طرف مقابل می‌تواند نسبت به امضا، مهر یا اثر انگشت آن ادعای انکار یا تردید کند.
✔️۳. توان اجرایی
- سند رسمی دارای ضمانت اجرایی مستقل است؛ یعنی دارنده می‌تواند بدون حکم دادگاه و مستقیماً از طریق اجرای ثبت، مفاد آن را به اجرا بگذارد.
- سند عادی چنین ویژگی‌ای ندارد و برای اجرا باید از دادگاه حکم گرفته شود.
✔️۴. اعتبار نسبت به اشخاص ثالث
- سند رسمی در مواردی که قانون تصریح کرده، نسبت به اشخاص ثالث نیز معتبر است.
- سند عادی معمولاً فقط بین امضاکنندگان و ورثه آن‌ها اعتبار دارد، مگر اینکه شرایط خاصی احراز شود.
✔️۵. نحوه رسیدگی در دادگاه
- اسناد رسمی با توجه به اعتبار بالای خود در رسیدگی‌های قضایی مرجع مستند قوی‌تری محسوب می‌شوند.
- اسناد عادی نیازمند اثبات اصالت‌اند و در صورت اعتراض طرف مقابل، ممکن است به کارشناسی ارجاع شوند.
✔️اعتبار اسناد رسمی و عادی نسبت به اشخاص ثالث
در حقوق ایران، یکی از مباحث کلیدی در زمینه اسناد، میزان اعتبار اسناد نسبت به شخص ثالث؛ یعنی افرادی که طرف قرارداد یا سند نبوده‌اند ولی ممکن است متأثر از آثار آن شوند.
✅ اعتبار اسناد رسمی نسبت به اشخاص ثالث:
بر اساس ماده ۱۲۹۰ قانون مدنی، اسناد رسمی نسبت به اشخاص ثالث نیز معتبرند، به شرط آنکه قانون به‌صراحت چنین امتیازی را برای آن‌ها قائل شده باشد. نمونه بارز این موضوع ماده ۷۲ قانون ثبت است که مقرر می‌دارد:
«کلیه معاملات راجع به اموال غیرمنقول که بر طبق مقررات مربوطه ثبت شده باشند، نسبت به طرفین معامله، قائم‌مقام قانونی آن‌ها و اشخاص ثالث دارای اعتبار کامل خواهد بود.»
به‌عبارتی، سند رسمی ثبت‌شده نه تنها در روابط خصوصی، بلکه در برابر هر شخصی که مدعی حقی برخلاف مفاد آن باشد، دارای اثر قانونی است و نمی‌توان آن را به‌راحتی نادیده گرفت.
✅ اعتبار اسناد عادی نسبت به اشخاص ثالث:
اسناد عادی فقط بین امضاکنندگان و وارث یا نماینده قانونی آن‌ها اعتبار دارد. اشخاص ثالث نمی‌توانند بدون تأیید طرفین سند یا اثبات صحت آن، به سند عادی استناد کنند. همچنین شخص ثالث نیز می‌تواند اعتبار سند را زیر سؤال ببرد.
بنابراین، اسناد عادی نسبت به اشخاص ثالث تنها در دو حالت معتبر شناخته می‌شوند:
- اگر شخص ثالث به اعتبار آن سند اذعان کند.
- اگر دادگاه اصالت سند را از طریق کارشناسی یا اقرار طرف تأیید کند.
سند در حکم سند رسمی چیست و چه شرایطی دارد؟
برخی از اسناد عادی با تحقق شرایط خاصی می‌توانند در حکم سند رسمی محسوب شوند. این نوع اسناد، اگرچه از ابتدا به صورت عادی تنظیم شده‌اند، اما قانون‌گذار به آن‌ها اعتبار نزدیک به سند رسمی داده است.
۱. تعریف سند در حکم سند رسمی
سندی است که به‌رغم اینکه توسط مأمور رسمی تنظیم نشده، ولی طبق قانون، اعتباری مشابه سند رسمی پیدا می‌کند و در موارد خاص می‌توان مانند سند رسمی به آن استناد کرد.
۲. شرایط تبدیل سند عادی به سند در حکم سند رسمی
طبق ماده ۱۲۹۱ قانون مدنی، در دو حالت زیر، سند عادی در حکم سند رسمی محسوب می‌شود:
- تصریح و تأیید: طرفی که سند علیه او اقامه شده، صدور آن را از جانب خود تصدیق کند.
- احراز اصالت: در دادگاه اثبات شود که سند توسط شخص منکر، امضا یا مهر شده است.
۳. آثار سند در حکم رسمی
- در دعاوی، مانند سند رسمی مورد استناد قرار می‌گیرد.
- مفاد آن نسبت به طرفین و ورثه و قائم‌مقام قانونی آن‌ها معتبر است.
- اعتبار تاریخ تنظیم آن، فقط نسبت به اشخاصی است که در تنظیم سند شرکت داشته‌اند.
۴. تفاوت با سند رسمی کامل
- همچنان قابل تعرض از طریق انکار و تردید است، مگر اینکه اصالت آن در دادگاه احراز شده باشد.
- اعتبار آن مشروط به وجود یا اثبات امضا یا تصدیق طرف مقابل است، برخلاف سند رسمی که بدون نیاز به این موارد معتبر است.
به صورت خلاصه می توانید تفاوت سند رسمی، عادی و سند در حکم رسمی را در جدول زیر مشاهده فرمایید:
| ویژگی | سند عادی | سند رسمی | سند در حکم سند رسمی |
|---|---|---|---|
| مرجع تنظیم | افراد عادی | مأمور رسمی با صلاحیت قانونی | افراد عادی |
| لزوم رعایت تشریفات قانونی | ندارد | دارد | در برخی موارد رعایت شده |
| اعتبار در برابر اشخاص ثالث | محدود به امضاکنندگان و وراث آن‌ها | در صورت تصریح قانونی معتبر است | تنها در موارد خاص |
| قابلیت انکار یا تردید | دارد | ندارد؛ فقط ادعای جعل ممکن است | در برخی موارد ممکن است |
| امکان ادعای جعل | بله | بله | بله |
| اعتبار تاریخ تنظیم | فقط برای طرفین | برای طرفین و اشخاص ثالث معتبر است | معمولاً فقط برای طرفین |
| توان اجرایی بدون حکم دادگاه | ندارد | دارد (مثلاً سند رسمی اجاره) | در موارد خاص (مثل چک) |
| مثال‌ها | دست‌نوشته، قولنامه شخصی | سند مالکیت، سند ازدواج | چک، سفته، اسناد با تصدیق امضا توسط دفترخانه |
ویژگی‌ها و جایگاه اسناد عادی در دعاوی حقوقی
اسناد عادی از رایج‌ترین ادله اثبات در دعاوی حقوقی محسوب می‌شوند. این اسناد برخلاف اسناد رسمی توسط مأمور رسمی و طبق تشریفات قانونی تنظیم نشده‌اند، اما همچنان می‌توانند نقش مهمی در اثبات ادعا یا دفاع در دادگاه داشته باشند. برای بررسی دقیق‌تر، ویژگی‌ها و جایگاه این نوع اسناد را مرور می‌کنیم:
✔️۱. تعریف سند عادی
بر اساس ماده ۱۲۸۹ قانون مدنی، اسناد به دو دسته تقسیم می‌شوند: رسمی و عادی. هر سندی که شرایط لازم برای رسمی بودن (یعنی تنظیم توسط مأمور رسمی، در حدود صلاحیت، و طبق مقررات) را نداشته باشد، عادی محسوب می‌شود. بنابراین، دست‌نوشته‌ها، رسیدها، قراردادهای غیر محضری، و حتی پیامک‌ها و ایمیل‌ها می‌توانند از نوع اسناد عادی باشند.
✔️۲. اعتبار سند عادی در دادگاه
اسناد عادی تنها زمانی معتبر شناخته می‌شوند که اصالت آن‌ها به اثبات برسد. برخلاف اسناد رسمی که اصل بر صحت آن‌هاست، در مورد اسناد عادی اگر طرف مقابل ادعای انکار یا تردید کند، ارائه‌دهنده سند باید اصالت آن را اثبات کند. این موضوع از ماده ۲۲۳ قانون آیین دادرسی مدنی نیز قابل استنباط است.
✔️۳. قابلیت تعرض به سند عادی
یکی از تفاوت‌های مهم سند عادی با سند رسمی، امکان ادعای انکار، تردید و جعل نسبت به آن است. یعنی خوانده می‌تواند بگوید سند را امضا نکرده است (انکار) یا امضای مندرج را نمی‌پذیرد (تردید). حتی در صورت پذیرش اصالت، می‌توان ادعای جعل مطرح کرد.
✔️۴. اعتبار سند عادی نسبت به اشخاص ثالث
برخلاف سند رسمی که ممکن است نسبت به اشخاص ثالث نیز معتبر باشد (مثلاً در معاملات ملکی)، سند عادی فقط بین طرفین و وراث آن‌ها معتبر است. بنابراین، نمی‌توان با استناد به یک سند عادی، حقوق شخص ثالث را سلب کرد.
✔️۵. لزوم امضا یا اثر انگشت
برای اینکه یک نوشته عادی به‌عنوان سند قابل استناد باشد، باید امضا یا اثر انگشت داشته باشد. در غیر این صورت، دادگاه ممکن است آن را در حد یک اطلاع‌نامه یا اعلامیه معمولی تلقی کند، نه سند قابل استناد.
✔️۶. نمونه‌هایی از اسناد عادی رایج
- رسید دریافت وجه یا مال
- قولنامه‌های غیر محضری
- تعهدنامه‌های بین اشخاص
- پیام‌های متنی (در موارد خاص)
- قراردادهای دستی در محیط کار یا معاملات روزمره
✔️۷. تبدیل سند عادی به سند معتبر
در دو حالت، سند عادی می‌تواند اعتبار رسمی پیدا کند:
- اگر طرف مقابل، صدور آن را تأیید کند (ماده ۱۲۹۱ قانون مدنی)
- اگر دادگاه تشخیص دهد که امضا یا اثر انگشت مربوط به طرف دعواست (مثلاً با کارشناسی خط)
با وجودی که سند عادی در برابر سند رسمی از استحکام کمتری برخوردار است، اما به دلیل سهولت تنظیم و کاربرد فراوان در روابط روزمره، جایگاه مهمی در دعاوی حقوقی دارد. در صورتی که اصالت آن اثبات شود، می‌تواند نقش تعیین‌کننده‌ای در صدور حکم ایفا کند.
رسیدگی قضایی به اصالت و اعتبار اسناد، انکار و جعل
در دعاوی حقوقی، اگر یکی از طرفین سندی را ارائه دهد و طرف مقابل اصالت آن را نپذیرد، دادگاه مکلف به رسیدگی به این موضوع است. بررسی اصالت سند با سه عنوان حقوقی انجام می‌شود: انکار، تردید و ادعای جعل.
✔️۱. انکار و تردید
- انکار: مخصوص اسناد عادی است و زمانی مطرح می‌شود که خوانده ادعا کند امضای منتسب به او در سند وجود ندارد.
- تردید: برای اسناد عادی غیر منتسب است؛ یعنی خوانده ادعا می‌کند سند را ندیده و نمی‌داند امضای آن برای چه کسی است.
در این دو حالت، بار اثبات اصالت سند بر عهده‌ی استناد کننده است و باید از طریق کارشناسی یا ادله دیگر صحت سند را اثبات کند.
✔️۲. جعل
ادعای جعل هم در اسناد رسمی و هم عادی قابل طرح است. در این حالت، مدعی باید دلایل جعل را مطرح و اثبات کند. ادعای جعل یک ادعای اثباتی است و نیازمند ارائه دلیل و بررسی کارشناسی است.
طبق ماده ۲۱۷ قانون آیین دادرسی مدنی، ادعای جعل، انکار یا تردید باید حتماً در اولین جلسه دادرسی مطرح شود، وگرنه مسموع نیست.
✔️۳. وظایف دادگاه در بررسی اصالت سند
پس از ادعای جعل یا انکار یا تردید:
- دادگاه قرار رسیدگی به اصالت صادر می‌کند.
- سند به کارشناس خط، امضا یا اثر انگشت ارجاع می‌شود.
- گاه، استکتاب (دست‌نویسی متهم یا مدعی) برای تطبیق خط انجام می‌شود.
- در موارد خاص، از شهود یا مطلعین سند هم تحقیق می‌شود.
✔️۴. ضمانت اجرا در عدم ارائه اصل سند
طبق ماده ۹۶ قانون آیین دادرسی مدنی، اگر استناد کننده سند را در جلسه رسیدگی ارائه ندهد:
- اگر سند رسمی باشد و ادعای جعل شده، عدم ارائه سند، آن را از عداد دلایل خارج می‌کند.
- اگر سند عادی باشد و مورد انکار یا تردید قرار گیرد، بدون ارائه اصل، قابل استناد نخواهد بود و دعوا ممکن است رد شود.
سوالات متداول
در این قسمت سوالات متداول پیرامون اعتبار اسناد رسمی و تفاوت آن با سند عادی که توسط پرسشگران از مجموعه ایران لگال در قالب مشاوره حقوقی مطرح شده است را مشاهده می فرمایید:
❓ همسر من با یک سند دستی بدون حضور شاهد اعلام کرده که مهریه خود را کامل دریافت کرده است. آیا این سند قانونی معتبر است؟
✅ سند دستی به عنوان یک سند عادی معتبر است و می‌تواند در دادگاه به عنوان مدرک مورد استفاده قرار گیرد. با این حال، همسر شما می‌تواند به صحت آن اعتراض کند و موضوع نیازمند بررسی دقیق‌تر در دادگاه است. برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید مطلب مربوط به اعتبار دست نوشته ها را مطالعه فرمایید.
❓ آیا سند دست‌نویس در دادگاه اعتبار قانونی دارد و اگر شاهدین امضا کرده باشند؟
✅ بله، سند دست‌نویس به عنوان سند عادی در دادگاه معتبر است و می‌تواند به عنوان مدرک در دعاوی مورد استفاده قرار گیرد، به ویژه اگر شاهدان آن را امضا کرده باشند.
❓ اگر کالایی به صورت امانت نزد کسی گذاشته شود و رسید عادی از او اخذ گردد، ارزش قانونی این رسید چقدر است؟
✅ رسید عادی به عنوان سند امانت معتبر است و می‌تواند به عنوان مدرک در دعاوی حقوقی مورد استناد قرار گیرد.
❓ رأی دادگاه حقوقی که قطعی شده، در مرجع دیگری به عنوان سند رسمی معتبر است؟
✅ بله، رأی قطعی دادگاه حقوقی به عنوان سند رسمی قابل استناد است و می‌تواند در مراجع دیگر به عنوان مدرک معتبر استفاده شود.
❓ آیا گرفتن کپی برابر اصل از مدرکی که خودش کپی برابر اصل شده ممکن و معتبر است؟
✅ اعتبار کپی برابر اصل در صورتی پذیرفته می‌شود که مطابقت آن با ثبت دفتر اسناد رسمی گواهی شده باشد. بنابراین، مدارک باید توسط دفتر اسناد رسمی تأیید شود تا اعتبار قانونی داشته باشند.
❓ آیا کپی رنگی از قرارداد که در دفتر اسناد رسمی برابر اصل شده، در صورت شکایت ارزش دارد و می‌توان از آن کارشناسی کرد؟
✅ خیر، در موارد شکایت، اصل سند اهمیت دارد و کپی برابر اصل ممکن است برای کارشناسی معتبر نباشد.