در دنیای معاملات ملکی، اعتبار سند مالکیت نقشی حیاتی ایفا می‌کند. بسیاری از املاکی که پیش از سال ۱۳۹۰ خرید و فروش شده‌اند، همچنان دارای سند دفترچه‌ای یا منگوله‌دار هستند؛ سندهایی که اگرچه رسمی و معتبر به شمار می‌روند، اما با تغییر قوانین ثبتی و گسترش استفاده از سامانه‌های الکترونیکی، به تدریج جای خود را به سندهای تک‌برگ داده‌اند. همین تغییر ساختار باعث شده تا برای فروش، انتقال یا حتی اخذ وام روی چنین املاکی، مالک یا خریدار با ضرورت تبدیل سند دفترچه‌ای به سند تک‌برگ مواجه شوند.
در این مقاله، به زبان ساده و حقوقی، پاسخ می‌دهیم که آیا سند دفترچه‌ای همچنان قابل انتقال است؟ چه مراحلی برای تبدیل سند منگوله‌دار به تک‌برگی باید طی شود؟ هزینه‌ها، مدارک، مدت زمان و مزایا و معایب هر دو نوع سند بررسی خواهد شد. اگر قصد خرید یا فروش ملکی با سند قدیمی دارید، یا می‌خواهید از اعتبار و رویه تبدیل سند مطمئن شوید، این راهنما به‌کلی شما را با روند قانونی، مراحل اجرایی و نکات مهم انتقال سند دفترچه‌ای آشنا می‌کند.
تعریف سند دفترچه‌ای (منگوله‌دار) و تفاوت با سند تک برگ
برای درک بهتر شرایط معامله با سند منگوله دار ابتدا باید بدانید که این سند از چه نوعی است و چه تفاوتی با سند تگ برگ دارد.
🛑سند منگوله دار
سند دفترچه‌ای یا همان سند منگوله‌دار، نوعی سند مالکیت است که تا پیش از سال ۱۳۹۰ توسط اداره ثبت اسناد و املاک کشور صادر می‌شد. این نوع سند به‌صورت دفترچه‌ای و چندبرگی است که به‌وسیله یک نخ و مهر سربی (منگوله) از طرف اداره ثبت پلمب می‌شود. این منگوله به‌منزله‌ی اعتبار و یکپارچگی برگه‌های سند تلقی شده و جلوگیری از جعل و حذف برگه‌ها را تضمین می‌کرد.
🛑تعریف سند تک‌برگ
از سال ۱۳۹۰ به بعد، با اجرای طرح تحول ثبتی، سندهای قدیمی به‌تدریج با سندهای جدیدی به نام سند تک‌برگ جایگزین شدند. سند تک‌برگی به‌صورت یک‌صفحه‌ای، چاپی، دارای شماره سریال، بارکد امنیتی و هولوگرام صادر می‌شود و تمام مشخصات ملک (موقعیت، مساحت، نوع کاربری، بخش‌های اختصاصی و مشاعی) و مالک فعلی در آن درج شده است.
🔹تفاوت‌های کلیدی سند دفترچه‌ای و سند تک‌برگ
| مورد مقایسه | سند دفترچه‌ای (منگوله‌دار) | سند تک‌برگ |
|---|---|---|
| فرم ظاهری | چند برگی + نخ و مهر سربی | یک‌برگی و الکترونیکی |
| اطلاعات مالکیت | شامل مشخصات مالکین قبلی | فقط مالک فعلی |
| امنیت | امکان جعل و دست‌کاری بیشتر | دارای هولوگرام، بارکد، ضد جعل |
| روش ثبت | دستی در دفاتر ثبت | الکترونیکی در سامانه ثبت |
| تغییر پس از معامله | اضافه‌شدن صفحات جدید | صدور سند جدید با مشخصات جدید |
| استعلام و بررسی سوابق | فقط از طریق دفاتر ثبت | از طریق استعلام سیستمی |
| الزام قانونی | معتبر است ولی نیاز به تبدیل دارد | الزام قانونی برای صدور جدید |
هرچند سند دفترچه‌ای از نظر قانونی معتبر است، اما به دلیل پایین بودن سطح امنیت و عدم هماهنگی با سیستم‌های نوین استعلام، در صورت نقل و انتقال یا درخواست تسهیلات بانکی، باید به سند تک‌برگ تبدیل شود. قانون‌گذار نیز تمامی نقل و انتقالات جدید را منوط به صدور سند تک‌برگی کرده است.
آیا سند دفترچه‌ای قابل انتقال است؟
سند دفترچه‌ای یا منگوله‌دار با وجود قدیمی بودن، همچنان یک سند رسمی و معتبر از نظر قانون ثبت اسناد ایران محسوب می‌شود. این نوع سند اگر در سامانه ثبت اسناد کشور ثبت شده باشد و تغییراتی در آن ایجاد نشده باشد (مانند مفقودی، جعل یا آسیب فیزیکی)، قابلیت معامله و انتقال قانونی را دارد.
✅شرایط معامله با سند دفترچه‌ای
برای خرید و فروش ملکی با سند دفترچه‌ای، رعایت چند شرط الزامی است:
- صحت سند و هویت مالک: سند باید در سامانه ثبت رسمی شده باشد و مالک با ارائه مدارک هویتی، مالکیت خود را اثبات کند.
- استعلام ثبتی و شهرداری: دفاتر اسناد رسمی موظف‌اند پیش از انجام هر معامله، از مراجع ذی‌ربط (اداره ثبت، شهرداری، دارایی) استعلام لازم را دریافت کنند.
- عدم توقیف یا رهن ملک: در صورتی که ملک در رهن بانک یا در توقیف باشد، امکان انتقال آن وجود ندارد مگر با رضایت مرتهن یا رفع توقیف.
- تبدیل اجباری به سند تک‌برگی: پس از انجام معامله، دفترخانه موظف است سند دفترچه‌ای را برای تبدیل به سند تک‌برگ به اداره ثبت ارسال کند.
نکته مهم در معاملات جدید
اگرچه معامله با سند دفترچه‌ای قانونی است، اداره ثبت اسناد کشور از سال ۱۳۹۰ به بعد صدور سند دفترچه‌ای جدید را متوقف کرده و همه‌ی نقل و انتقالات جدید را منوط به صدور سند تک‌برگ کرده است. این بدان معناست که:
- شما می‌توانید با سند دفترچه‌ای معامله کنید،
- اما نهایی شدن انتقال مالکیت منوط به صدور سند تک‌برگی برای مالک جدید است.
❌موارد ممنوعیت یا محدودیت
در برخی موارد، فروش ملک با سند دفترچه‌ای ممکن است با مشکلاتی همراه باشد، مانند:
- عدم تطابق اطلاعات سند با وضعیت فعلی ملک (مثلاً الحاقات جدید یا ساخت‌وساز بدون مجوز)
- قدیمی بودن سند و نبود کروکی یا مشخصات دقیق ملک
- دشواری در دریافت وام بانکی یا مشارکت در طرح‌های عمرانی
در نهایت سند دفترچه‌ای همچنان قابل انتقال است اما انتقال آن باید طبق فرآیند قانونی و با رعایت شرایط تبدیل به سند تک‌برگ انجام شود. به خریداران توصیه می‌شود در چنین معاملاتی با دقت بیشتری عمل کرده و استعلام‌های لازم را به‌صورت کامل از دفاتر اسناد رسمی و اداره ثبت اخذ نمایند.
مراحل تبدیل سند دفترچه‌ای به سند تک‌برگ
برای تبدیل رسمی مالکیت ملکی که دارای سند دفترچه‌ای یا منگوله‌دار است، طی مراحلی لازم است که در نهایت منجر به صدور سند تک‌برگی جدید به نام خریدار می‌شود. این مراحل به دو دسته کلی تقسیم می‌شوند: قبل از تنظیم سند و بعد از آن.
✅۱. مراجعه به دفترخانه و تنظیم سند رسمی انتقال
نخستین مرحله، مراجعه خریدار و فروشنده به یکی از دفاتر اسناد رسمی برای تنظیم سند انتقال است. در این مرحله:
- اصل سند دفترچه‌ای توسط فروشنده به دفترخانه ارائه می‌شود.
- مدارک هویتی طرفین (شناسنامه و کارت ملی) بررسی می‌گردد.
- فرم درخواست انتقال سند و اعلام وصول مبایعه‌نامه یا قولنامه (در صورت وجود) تکمیل می‌شود.
✅۲. استعلام‌های قانونی
دفترخانه پیش از ثبت سند باید استعلام‌های زیر را دریافت کند:
- استعلام ثبت از اداره ثبت اسناد برای بررسی وضعیت حقوقی ملک (مثلاً عدم بازداشت یا توقیف).
- استعلام شهرداری برای اطمینان از بدهی نداشتن ملک به شهرداری.
- استعلام دارایی برای تعیین و پرداخت مالیات نقل و انتقال.
در این مرحله، فروشنده ملزم به تسویه عوارض نوسازی، مالیات، بیمه تأمین اجتماعی (در املاک تجاری و صنعتی) است.
✅۳. صدور خلاصه معامله
پس از بررسی مدارک و تکمیل استعلام‌ها، خلاصه معامله صادر شده و دفتر اسناد رسمی، سند دفترچه‌ای قدیمی را جهت ابطال و صدور سند تک‌برگ جدید به اداره ثبت ارسال می‌کند.
✅۴. درخواست صدور سند تک‌برگ
دفترخانه یا شخص خریدار با ارائه مدارک زیر به اداره ثبت محل ملک، فرآیند صدور سند تک‌برگ را آغاز می‌کند:
- اصل خلاصه معامله
- اصل سند دفترچه‌ای قدیمی
- مدارک هویتی خریدار
- گواهی پایان کار و مفاصاحساب شهرداری (در صورت لزوم)
- قبض تلفن برای احراز نشانی
- فرم درخواست صدور سند جدید
✅۵. صدور سند تک‌برگی توسط اداره ثبت
اداره ثبت پس از بررسی مدارک و استعلام‌های نهایی، سند تک‌برگ را ظرف حدود ۳۰ تا ۴۵ روز کاری صادر کرده و از طریق پست به آدرس خریدار ارسال می‌کند. این سند شامل موارد زیر است:
- نام مالک جدید (خریدار)
- شماره پلاک ثبتی ملک
- موقعیت، مساحت، کروکی، نوع کاربری، بخش مشاع و اختصاصی
⚠️نکات مهم
- صدور سند تک‌برگ الزامی است؛ یعنی سند دفترچه‌ای پس از انتقال باید حتماً به سند تک‌برگ تبدیل شود.
- هزینه صدور سند تک برگ در سال 1404 از 1 الی 4 میلیون تومان است که به عوامل متعددی از جمله نوع ملک و موقعیت آن بستگی دارد.
- در سند تک‌برگ تنها مالک فعلی ثبت می‌شود و اثری از سوابق قبلی در آن درج نمی‌گردد.
مدارک لازم برای تبدیل سند دفترچه‌ای به سند تک‌برگ
برای انتقال قانونی یک ملک با سند دفترچه‌ای (یا همان سند منگوله‌دار) و دریافت سند مالکیت تک‌برگی به نام خریدار، ارائه برخی مدارک ضروری است. این مدارک به دو بخش کلی تقسیم می‌شود: مدارک مربوط به اشخاص (خریدار و فروشنده) و مدارک مربوط به ملک.
📌مدارک هویتی مورد نیاز
- اصل و کپی کارت ملی و شناسنامه فروشنده و خریدار
- در صورت وجود وکیل، ارائه وکالت‌نامه رسمی معتبر و مدارک هویتی وکیل نیز الزامی است.
📌مدارک مربوط به ملک
-
اصل سند دفترچه‌ای ملک (سند منگوله‌دار)
-
در صورت مفقودی سند دفترچه‌ای، ابتدا باید سند المثنی دریافت شود.
-
-
گواهی پایان کار شهرداری
-
برای املاکی که ساخت و ساز دارند (غیر از زمین خالی)، ارائه پایان کار الزامی است.
-
-
برگه استعلام دارایی و مفاصا حساب مالیاتی
-
فروشنده باید مالیات نقل و انتقال را پرداخت کرده و برگه مفاصا حساب از اداره امور مالیاتی دریافت کند.
-
-
برگه مفاصا حساب شهرداری
-
تسویه حساب عوارض شهرداری (مانند نوسازی و خدمات) پیش از انتقال سند الزامی است.
-
-
نقشه کروکی ملک یا نقشه یو‌تی‌ام (در موارد خاص)
-
برای املاک واقع در مناطقی با طرح‌های تفصیلی یا تعارض ملکی، ممکن است نقشه UTM یا کروکی دقیق نیز مورد نیاز باشد.
-
-
اصل خلاصه معامله یا بنچاق
-
توسط دفترخانه رسمی تنظیم شده و خلاصه‌ای از معامله، مشخصات ملک و طرفین قرارداد را در بر دارد.
-
-
قبض تلفن یا سندی برای تأیید نشانی ملک
-
برای درج صحیح آدرس ملک در سند جدید.
-
نکات تکمیلی
- در املاک تجاری یا صنعتی: ارائه نامه از سازمان نوسازی برای تعیین دقیق کاربری ملک و تسویه‌حساب با بیمه تأمین اجتماعی نیز الزامی است.
- اگر ملک در رهن بانک باشد: رضایت‌نامه کتبی بانک برای انتقال سند لازم است.
- املاک مشاع: ارائه مشخصات دقیق سهم مشاعی و سایر مالکین نیز ضرورت دارد.
مدت زمان و هزینه تبدیل سند دفترچه‌ای به سند تک‌برگ
در ادامه این مطلب مدت زمان تعویض سند دفترچه ای یا منگوله دار را به تک برگ به همراه هزینه های آن بررسی خواهیم نمود:
مدت زمان تبدیل سند دفترچه ای به سند تک‌برگی
پس از آنکه مراحل نقل و انتقال ملک با سند منگوله‌دار در دفترخانه رسمی انجام شد، سند دفترچه‌ای قدیمی به اداره ثبت ارسال می‌شود تا سند جدید تک‌برگی صادر گردد. فرآیند صدور سند تک‌برگ معمولاً به مدت ۴۵ تا ۵۰ روز کاری زمان می‌برد.
- سند تک‌برگ نهایی از طریق پست پیشتاز به آدرسی که متقاضی در زمان ثبت درخواست اعلام کرده، ارسال می‌شود.
- تحویل سند تنها به شخص مالک انجام می‌گیرد، مگر اینکه در فرم مخصوص اداره ثبت، شخص دیگری به عنوان گیرنده مجاز معرفی شده باشد.
- اگر آدرس اشتباه وارد شود یا گیرنده در محل حضور نداشته باشد، سند به اداره ثبت برمی‌گردد و تحویل آن به تأخیر می‌افتد.
هزینه‌های لازم برای صدور سند تک‌برگ
هزینه صدور سند تک‌برگی شامل چند بخش است که به شرح زیر می‌باشد:
| عنوان | شرح | مبلغ تقریبی |
|---|---|---|
| هزینه دفترخانه رسمی | حق‌التحریر بابت انتقال سند | متناسب با ارزش ملک، بین ۱ تا ۵ میلیون تومان |
| عوارض شهرداری | پرداخت بابت تسویه بدهی ملک | متغیر بر اساس موقعیت ملک |
| مالیات نقل و انتقال | طبق ارزش معاملاتی ملک توسط اداره دارایی | بسته به ارزش ملک، معمولاً از ۰٫۵٪ تا ۵٪ |
| هزینه صدور سند تک‌برگ | تعرفه اداره ثبت اسناد | بین 500 هزار تومان الی 2 میلیون |
| هزینه پست | ارسال سند به آدرس مالک | حدود ۸۰ تا ۱۵۰ هزار تومان |
این مبالغ برای سال 1403 می باشد و با بخش نامه های سال 1404 تغییراتی خواهد داشت.
سوالات متداول
در این قسمت سوالات متداول پیرامون انتقال سند دفترچه ای و اعتبار آن را مشاهده می فرمایید که توسط پرسشگران از مجموعه ایران لگال در قالب مشاوره حقوقی تلفنی مطرح شده است که به اختصار در اینجا آورده شده است:
❓لطفاً مراحل کامل انتقال سند را توضیح دهید و بگویید به کجاها باید مراجعه کنم؟
✅ ابتدا فروشنده و خریدار باید با سند ملک و کارت ملی به یک دفترخانه اسناد رسمی مراجعه کنند. پس از بررسی مدارک، دریافت استعلام ثبت، دارایی، شهرداری و پرداخت هزینه‌ها، سند رسمی جدید تنظیم و به اداره ثبت ارسال می‌شود تا سند تک‌برگ به نام خریدار صادر گردد.
❓من ملکی فروختم اما اصل سند را گم کرده‌ام و فقط کپی آن را دارم. در این شرایط برای انتقال سند چه باید بکنم؟
✅ در چنین حالتی ابتدا باید با مراجعه به اداره ثبت اسناد، درخواست صدور سند المثنی بدهید. پس از طی مراحل حقوقی، سند جدید صادر شده و می‌توانید فرآیند انتقال سند به خریدار را انجام دهید.
❓اگر یکی از شرکای یک سند رسمی بخواهد سهم خود را به دو شریک دیگر بفروشد، آیا می‌توان با سند عادی این معامله را انجام داد؟
✅ امکان عقد قرارداد عادی وجود دارد اما از نظر حقوقی بهتر است در دفترخانه رسمی و با سند رسمی انتقال انجام شود تا مالکیت دقیق، رسمی و قابل دفاع در مراجع قانونی باشد و مشکلات آینده پیشگیری گردد.
❓من می‌خواهم ملکی با سند دفترچه‌ای واگذار کنم، اما دفترخانه می‌گوید فقط با سند تک‌برگ می‌توان معامله کرد. آیا راهی هست؟
✅ بله. شما باید ابتدا سند دفترچه‌ای را به سند تک‌برگ تبدیل کنید. این فرآیند حدود ۴۵ تا ۵۰ روز زمان می‌برد. در مورد خریدار خارجی نیز چون کد ملی ندارد، باید از دفترخانه استعلام و راهنمایی دقیق دریافت کنید. احتمالاً نیاز به داشتن وکیل قانونی یا کد اتباع خواهد بود.
❓برای جابجایی سند به دفترخانه مراجعه کردیم و نامه استعلام به دهیاری ارسال شد که دهیاری درخواست عوارض کرده است. آیا این عوارض قانونی است؟
✅ معمولاً دهیاری‌ها برای نقل و انتقال ملک در محدوده روستاها، عوارض محلی دریافت می‌کنند که در صورت تصویب قانونی توسط شورا، قانونی تلقی می‌شود. بهتر است حضوری مراجعه و مدارک تصویب عوارض را مطالبه کنید
.